Principes de confidentialité de PTM
Introduction
Professional Targeted Marketing (« PTM ») s'emploie à assurer l'exactitude, la confidentialité, la sécurité et la protection des renseignements personnels. Nous nous engageons à recueillir, à utiliser et à divulguer les renseignements personnels de façon responsable et uniquement aux fins visées par les biens et services que nous fournissons. De plus, nous faisons preuve d'ouverture et de transparence sur la manière avec laquelle nous traitons les renseignements personnels. En tant qu'organisation traitant des renseignements personnels sur une base quotidienne, nous sommes conscients de notre responsabilité continue à l'égard du respect de la vie privée, du maintien de la confidentialité et de la mise en œuvre de mesures appropriées concernant la sécurité et le personnel. Notre entreprise et nos employés se conforment à toutes les lois fédérales et provinciales encadrant le respect de la vie privée. Nous avons adopté notre politique de confidentialité en nous fondant sur les principes énoncés à l'annexe 1 de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) et respectons la Loi canadienne anti-pourriel relativement à l'utilisation d'adresses électroniques personnelles.
Qui nous sommes
Notre entreprise offre divers services liés aux soins de santé, dont publipostage, diffusion, distribution d'échantillons, recherche, promotion et cueillette de données. Comme toutes les entreprises d'analyse de données et de commercialisation, nous recueillons, utilisons et communiquons des renseignements personnels afin de servir notre clientèle, laquelle est constituée de compagnies pharmaceutiques, d'organismes gouvernementaux, de fabricants de produits de santé et d'éditeurs de revues médicales. Nous possédons une base de données sur les professionnels de la santé et les organismes du domaine de la santé. Mise à jour de façon continuelle, cette base de données nous permet d'offrir des services de commercialisation et d'analyse de données.
Nous utilisons les renseignements personnels qui nous sont confiés pour réaliser des études de marché, améliorer le service à la clientèle ou communiquer des mises à jour sur les produits. Nous précisons toujours à quelle fin les données sont recueillies. PTM a uniquement recours à des moyens justes et licites pour obtenir des données. Dans toutes les communications provenant de PTM, on indique comment procéder pour cesser de recevoir des envois relatifs à une campagne en particulier (lien ou numéro de télécopieur). PTM s'engage à ne pas utiliser ni divulguer les renseignements personnels à des fins autres que celles pour lesquelles ils ont été obtenus, à moins que le client n'y consente ou que la loi ne l'exige.
Politique de confidentialité de PTM
PTM s'engage à protéger les renseignements personnels des personnes avec lesquelles elle entretient des relations. Pour cela, PTM respecte les principes qui sont décrits ci-dessous (les « principes relatifs à la protection des renseignements personnels »). Ces principes sont fondés sur les principes énoncés à l'annexe 1 de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE). Dans le présent code, on entend par « renseignements personnels », tout renseignement qui concerne une personne identifiable autre que le nom, le titre, l’adresse et le numéro de téléphone au travail d’un employé d’une entreprise.
PRINCIPE 1. – RESPONSABILITÉ
PTM est responsable des renseignements personnels qu'elle a en sa possession et elle a désigné un agent de la protection des renseignements personnels qui devra s'assurer que l'entreprise respecte les principes énoncés ci-dessous.
| 1.1 | Il incombe à l'agent de la protection des renseignements personnels désigné de PTM, de s'assurer que l'entreprise respecte les principes même si d'autres membres de l'entreprise peuvent être chargés de la collecte et du traitement quotidiens des renseignements personnels. D'autres membres de l'entreprise peuvent aussi être délégués pour agir au nom de la personne désignée. | |
| 1.2 | PTM divulguera, sur demande, le nom, le titre et les coordonnées de la personne qu'elle a désignée pour s'assurer que les principes sont respectés. | |
| 1.3 | PTM est responsable des renseignements personnels qu'elle a en sa possession ou sous sa garde. Elle prendra donc les moyens qui s'imposent pour s'assurer que tous les contrats actuels et futurs garantissent un degré de protection des renseignements personnels égal à celui offert par ses politiques, quand l'information est en cours de traitement par une tierce partie. | |
| 1.4 | PTM doit instaurer des politiques et des pratiques en vue de rendre les principes exécutoires, y compris : | |
| a) | la mise en place des procédures pour recevoir les plaintes et les demandes de renseignements et y donner suite rapidement; | |
| b) | la formation du personnel et la transmission au personnel de l’information relative aux politiques et pratiques de PTM; | |
| c) | la rédaction des documents explicatifs concernant les politiques et procédures de PTM. | |
2. PRINCIPE – INDICATION DES MOTIFS
PTM doit préciser les raisons pour lesquelles des données personnelles sont recueillies, et ce, au moment de la collecte desdites données ou avant.
| 2.1 | Les renseignements personnels peuvent être recueillis, entre autres, pour les motifs suivants : | |
| • | maintenir un registre de questions, de demandes de renseignements, de plaintes et de signalement d'effets indésirables en lien avec les produits distribués par nous ou par nos clients, et en faire état aux organismes de réglementation pertinents ou à d'autres organismes concernés; | |
| • | administrer des programmes d'information ou de prise en charge des maladies ou d'autres programmes similaires organisés par PTM ou ses clients; | |
| • | aviser les clients de faits que PTM serait tenu, selon la loi, de leur signaler (p. ex. rappels de produits); | |
| • | créer, mettre en oeuvre, commercialiser et gérer les produits et services de PTM que nous mettons en marché au nom de nos clients; | |
| • | communiquer avec les clients et leur envoyer de la documentation concernant des produits, des services ou des nouveaux renseignements susceptibles de les intéresser; | |
| • | établir et entretenir des relations avec les clients, notamment gérer, planifier et organiser des réunions entre les clients et les représentants de PTM; | |
| • | adapter des services de commercialisation afin de mieux répondre aux besoins des clients; | |
| • | administrer des recherches organisées par des clients de PTM et auxquelles toute personne peut accepter de participer ou de collaborer; | |
| • | cibler, élaborer et administrer des programmes de formation continue, des conférences, des symposiums, des réunions de groupes d'experts, des séminaires ou d'autres réunions ou événements organisés par PTM ou ses clients; | |
| • | surveiller et examiner les interactions entre PTM et ses clients ou d'autres personnes afin de s'assurer que l'entreprise respecte les codes de conduite pertinents. | |
| 2.2 | Si nous prévoyons utiliser les renseignements personnels que nous avons recueillis à des fins non précisées au préalable, nous indiquerons et documenterons nos motifs avant d'utiliser lesdits renseignements. | |
| 2.3 | PTM déploiera des efforts raisonnables pour mentionner (verbalement ou par écrit) ses motifs à la personne auprès de qui elle recueille des renseignements personnels, et ce, soit au moment de la collecte desdits renseignements, soit après, mais avant leur utilisation. | |
3. PRINCIPE – CONSENTEMENT
Toute personne doit être informée de la collecte, de l'utilisation et de la divulgation de ses renseignements personnels et y consentir, à moins qu'il ne soit pas approprié de le faire.
| 3.1 | La façon d'obtenir le consentement, explicitement ou implicitement, peut varier selon la sensibilité des renseignements et les attentes raisonnables de la personne. En tout temps, une personne peut retirer son consentement, sous réserve de restrictions prévues par une loi ou un contrat et d'un préavis raisonnable. | |
| 3.2 | PTM cherchera généralement à obtenir, au moment de la cueillette, le consentement pour utiliser ou divulguer des renseignements personnels. Dans certaines circonstances, le consentement peut être obtenu après la cueillette, mais il doit être reçu avant l'utilisation. Dans certaines circonstances, nous pourrions ne pas demander le consentement, par exemple si les renseignements personnels sont recueillis pour une raison évidente (comme la collecte de renseignements personnels dans le cadre d'une demande sur un produit). | |
| 3.3 | PTM demandera le consentement pour recueillir, utiliser ou divulguer les renseignements personnels comme condition d'approvisionnement ou d'achat d'un produit, uniquement si l'utilisation, la collecte ou la divulgation est requise pour satisfaire à une fin définie. | |
| 3.4 | Dans certaines circonstances permises ou exigées par la loi, PTM peut recueillir, utiliser ou divulguer des renseignements personnels à l'insu et sans le consentement de la personne, notamment les suivants : renseignements personnels protégés par le secret professionnel ou accessibles au grand public conformément à la loi; renseignements recueillis et utilisés manifestement dans l'intérêt de la personne dont le consentement ne peut être obtenu à temps; renseignements divulgués dans le cadre d'enquêtes sur la violation d'un accord ou une infraction à la loi; renseignements communiqués dans les situations d'urgence mettant en danger la vie, la santé ou la sécurité d'une personne; renseignements utilisés pour recouvrer des créances ou pour se conformer à une citation à comparaître, à un mandat ou à une ordonnance de la cour. | |
4. PRINCIPE – LIMITE DE LA COLLECTE DE RENSEIGNEMENTS
PTM collectera seulement la quantité et le type de renseignements personnels nécessaires aux fins déterminées par PTM. Nous aurons uniquement recours à des moyens justes et licites pour la collecte des renseignements personnels.
5. PRINCIPE – LIMITE DE L’UTILISATION, DE LA DIVULGATION ET DE LA CONSERVATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
PTM s’engage à ne pas utiliser ni divulguer les renseignements personnels à des fins autres que celles pour lesquelles ils ont été obtenus, à moins que le client n’y consente ou que la loi ne l’exige. Les renseignements personnels seront conservés uniquement jusqu’à la réalisation des fins déterminées.
| 5.1 | PTM ne divulguera à autrui aucun renseignement personnel vous concernant, sauf dans les cas suivants et, le cas échéant, seulement les renseignements nécessaires. | |
| • | Tierces parties auxquelles nous nous adressons dans le cadre normal de nos activités, par exemple pour l’organisation de conférences, la commercialisation, le traitement de données, ainsi que l’impression et les envois postaux connexes; | |
| • | Entreprises associées à PTM à des fins identiques à celles susmentionnées; | |
| • | Tierces parties selon ce qui est autorisé ou exigé par la loi. | |
| 5.2 | PTM conservera les renseignements personnels uniquement pendant la période nécessaire ou pertinente aux fins déterminées, en vue de contribuer à notre base de données, ou tant et aussi longtemps que la loi l’exige. Pour les situations ayant nécessité l’utilisation des renseignements personnels afin de prendre des décisions au sujet d’une personne, PTM conservera lesdits renseignements personnels pendant une période raisonnable, en vue de permettre l’accès à la personne concernée. | |
| 5.3 | Les renseignements personnels qui ne seront plus nécessaires à la réalisation d’une fin déterminée seront effacés, détruits ou dépersonnalisés. | |
6. PRINCIPE EXACTITUDE DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
PTM déploiera les plus grands efforts pour garder les renseignements personnels aussi exacts, complets et à jour que nécessaire en vertu des fins auxquelles ces renseignements sont destinés.
| 6.1 | Les renseignements personnels utilisés par PTM doivent être suffisamment exacts, complets et actualisés afin de réduire au minimum la possibilité que des renseignements inappropriés puissent servir à prendre une décision à l'égard d'une personne. | |
| 6.2 | PTM ne doit pas systématiquement mettre à jour les renseignements personnels, à moins que cela ne soit nécessaire pour atteindre les fins auxquelles ils ont été recueillis. | |
7. PRINCIPE – PROTECTIONS
PTM protégera les renseignements personnels en instaurant des mesures de sécurité propres au degré de sensibilité des renseignements recueillis.
| 7.1 | PTM doit protéger les renseignements personnels de la perte ou du vol, de même que des accès non autorisés, de la divulgation, de la copie, de l'utilisation ou de la modification. PTM protégera les renseignements personnels sans égard au format dans lequel ils sont détenus. | |
| 7.2 | Nature des mesures de protection prises : | |
| a) | Mesures physiques – sécurité des bâtiments, boîtes de consignation, pièces sécurisées, etc.; | |
| b) | Mesures opérationnelles – le principe du « besoin d'en connaître »; | |
| c) | Mesures technologiques – utilisation du cryptage et de mots de passe. | |
| 7.3 | PTM doit sensibiliser son personnel à l'importance de protéger le caractère confidentiel des renseignements personnels en lui demandant de signer une entente de confidentialité comme condition préalable à l'emploi à temps plein, à temps partiel ou contractuel. | |
8. PRINCIPE – TRANSPARENCE
PTM donnera à tous un accès facile à de l'information précise sur ses politiques et ses pratiques en matière de gestion des renseignements personnels.
| 8.1 | PTM doit faire en sorte que l'information sur ses politiques et ses pratiques soit fournie sous une forme généralement compréhensible et doit indiquer notamment : | |
| a) | la façon d'accéder aux renseignements personnels qu'elle détient; | |
| b) | le type de renseignements personnels détenus par PTM, y compris une explication générale de leur utilisation; | |
| c) | les renseignements personnels communiqués aux organisations apparentées (filiales); | |
| d) | Comment communiquer avec notre agent de protection de la vie privée. | |
9. PRINCIPE – ACCÈS AUX RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
Sur demande écrite, PTM doit informer toute personne de l'existence, de l'utilisation et de la divulgation de ses renseignements personnels, assujettis à des limitations internes, juridiques et pratiques, et doit lui donner accès à ces renseignements. Une personne pourra aussi contester l'exactitude et l'état complet des renseignements et y faire apporter les corrections appropriées.
| 9.1 | PTM répondra aux demandes de renseignements écrites dans un délai raisonnable. On peut demander à une personne de donner suffisamment de renseignements pour permettre à PTM d'expliquer l'existence, l'utilisation et la divulgation des renseignements personnels. Ces renseignements doivent être fournis d'une manière compréhensible, dans un délai raisonnable et à un coût minime pour la personne concernée. | |
| 9.2 | Lorsqu'une personne démontrera que des renseignements personnels sont inexacts ou incomplets aux dossiers, PTM apportera les modifications nécessaires aux renseignements. Lorsqu'une contestation n'est pas réglée à la satisfaction de la personne concernée, une déclaration de désaccord doit être jointe à son dossier. S'il y a lieu, l'existence de la contestation non réglée doit être communiquée à des tiers ayant accès à l'information en question. | |
| 9.3 | Dans certaines situations, PTM peut ne pas être en mesure de donner accès à tous les renseignements personnels qu'elle détient sur une personne. Parmi ces exceptions figurent les renseignements dont la transmission coûterait extrêmement cher, les renseignements qui ne peuvent être communiqués pour des motifs juridiques ou des raisons de sécurité ou de propriété commerciale, ainsi que les renseignements assujettis au secret professionnel ou au secret liant un avocat à son client. Les raisons de refus d'accès seront fournies par PTM sur demande. | |
10. PRINCIPE – POSSIBILITÉ DE PORTER PLAINTE À L'ÉGARD DU NONRESPECT DES PRINCIPES
Toute personne est en mesure de communiquer une préoccupation à l'égard de l'observation des principes mentionnés précédemment à la personne responsable de faire en sorte que PTM se conforme à la politique.
| 10.1 | PTM enquêtera sur toutes les plaintes et prendra les mesures correctives qui s'imposent pour régler toute plainte jugée justifiée, y compris, le cas échéant, la modification de ses politiques et de ses pratiques. | |
Principes de confidentialité de PTM
Nous pouvons modifier la présente politique à l'occasion. Nous prendrons les mesures raisonnables pour informer les parties intéressées des modifications pertinentes. Nous obtiendrons les consentements nécessaires aux termes des lois sur la protection des renseignements personnels applicables si nous entendons recueillir, utiliser ou communiquer vos renseignements personnels à des fins autres que celles pour lesquelles le consentement a été donné, à moins que cela ne soit par ailleurs requis ou autorisé par la loi.
Comment communiquer avec l'agent de protection de la vie privée
Les demandes d'accès à l'information, les demandes et les plaintes doivent être envoyées par écrit à :
Agent de protection de la vie privée
Professional Targeted Marketing
20 Torbay Road
Markham, Ontario
L3R 1G6
